Referater

Næste bestyrelsesmøde: 5. september 2024

Bestyrelsens sammensætning:

-    Johan og Thomas har trukket sig fra bestyrelsen, da de ikke længere har børn i eller har børn der er på vej ud af Jægerhuset.

-    Bjørn og Michael træder derfor ind som bestyrelsesmedlemmer i stedet for deres suppleantposter.

-    Helene er trådt ud som medarbejderrepræsentant. Der afholdes nyt valg første p-møde efter sommerferien.

Opdatering fra huset:

-    Pædagog til Uglerne: Desværre ikke held med at få ansat, den er slået op igen.

-    Update personale

-    Skovugerne er i gang og det er helt fantastisk som altid.

-    Der er lavet nye årshjul til alle afdelinger der kører fra 1.5.24 til 1.5.25. De er lagt ud som opslag på Aula, samt i delte filer så de altid kan findes.

Vi har holdt fast i de faste samtaler som for Musvågerne og Uglerne fremgår af årshjulet. Hos Musvitterne holdes de løbende.

Årshjulet er udarbejdet så alle temaer og aktiviteter kan gennemføres uanset hvilken matrikel vi er på.

Der er lavet nye temaer i løbet af året, men der er også holdt fast i traditioner og temaer som vi vurderer, har godt af en gentagelse. Især Uglernes er lidt åbent, så en ny pædagog har mulighed for at sætte sit præg, sammen med de andre Uglevoksne.

Der bliver lavet ugeplaner hver måned, så de følger årshjulet og så aktiviteterne tilpasses det der er temaet. Vi har meldt ugeplanerne ud på Aula til Musvåger og Ugler, sammen med de grupper børnene er i. Vi bruger rigtig meget tid på at skabe de bedst mulige grupper, hvor vi især kigger på relationer og på hvordan vi kan skubbe til de eksisterende relationer og udfordre til nye, så vi får alle børn med og sikre at alle har relationer. Hoa Musvitterne er der nye ugeplaner hver uge, derfor sendes de ikke ud som hos de andre.

Genhusning:

-    Vi afventer dato for hvornår vi kan komme ind i pavillonerne. Jeg melder en dato ud lige så snart jeg har den, hvor alle er velkomne til at komme forbi og kigge.

-    Pavillonerne er klar til indflytning, vi afventer legeplads-beslutning for at komme videre.

-    Lige så snart vi hører nyt om dato for flytning melder vi ud til alle på Aula

Gennemgang tilsynsrapporten:

-    Tilsynsrapporten er lagt på Aula og kommer snarest på Jægerhusets hjemmeside. Vi er endt i kategorien ”god kvalitet”.

-    Rapporten ser fin ud, men personalet er ærgerlige over observationerne omkring aflevering og afhentning. Dette arbejder vi videre med hen over sommeren som udviklingspunkt. Vi kigger på hvornår personalet møder i forhold til hvornår der er flest børn og justerer når det er nødvendigt, men det er hele tiden en balancegang at få fordelt personaleressourcerne til der hvor der er flest børn der får glæde af dem.

Snackordning under genhusning:

-    Det blev foreslået på forældremødet at forældrene på skift har snacks med til alle børn. Institutionen må ikke stå for denne, så det vil i så fald være bestyrelsen der står for den. Bestyrelsen vurderer, at det bliver for administrativt tungt, når institutionen ikke må være dem der administrerer det.

BSU-punkt om legeplads:

-    På næste møde i børne og skoleudvalget er der et punkt på dagsordenen, som omhandler finansiering af legeplads ved pavillonerne. Bestyrelsen diskuterer forslagene og beslutter at kontakte alle politikere i BSU inden deres møde, for at forsøge at påvirke beslutningen. Desuden skrives der til den samlede forældregruppe, som opfordres til at skrive til BSU. Der sendes en kopi til Morten Timm fra Ugebladet.

Arbejde med bestyrelsesseminar:

-    Kultur hvor forældrene er deltagende, hvordan får vi skabt en sådan? Med deltagende menes fx at man hilser på alle når man er i institutionen og ikke bare er passivt til stede. Bestyrelsen har et ønske om at tage punktet op på et forældremøde, så der laves fælles aftaler for, hvordan man er forældre i Jægerhuset og for hvilke værdier forældrene ønsker at lægge vægt på. Planlægges på næste bestyrelsesmøde i september og afsættes en time til punktet på forældremødet i oktober.

-    Skal vi have flere forældrearrangementer? Ideer kunne være: en lørdag om måneden mødes de forældre og børn der har tid og leger sammen på legepladsen, at der reklameres mere for bestyrelsens arrangementer fx sommerfesten og et åbent hus arrangement i de nye pavilloner- Huset står for en housewarming fest når vi er flyttet. Disse ideer videretænkes efter sommerferien.

Eventuelt inkl. forældrespørgsmål:

Budgetmøde d. 11.6 kl. 17-18.30 i Kantinen på Rådhuset

-    Katrine og Patrick deltager, Bjørn og Rasmus undersøger om de kan og vender tilbage.

Fredagen efter Kristi Himmelfart:

-    Vi endte med kun at have to børn i pasning og en enkelt medarbejder på arbejde i Solhuset. Det var rigtig positivt at de der alligevel ikke havde brug for pasning meldte det i tide, så vi kunne sende yderligere en medarbejder på ferie.

Grundlovsdag:

-    Husk at Jægerhuset er lukket d. 5.6

Sommerfest

-    Husk der er sommerfest d. 21.6, der er tilmelding på Aula, senest d. 14.6. Det er et uformelt arrangement, hvor man selv medbringer mad, drikke og service. Kom glad!

Oprettelse af fælles filmappe på Aula:

-    Christina opretter en fælles mappe til dokumenter som kun bestyrelsen har adgang til.

Rekruttering af bestyrelsesmedlemmer:

-    Vi skal bruge nye bestyrelsesmedlemmer til forældremødet i oktober – overvej allerede nu om det måske er noget for dig? Har du spørgsmål til bestyrelsesarbejdet, så spørg endelig.

Ny bestyrelse:

• Konstituering

Bestyrelsesmedlemmer 2-år: Patrick, Casper og Camilla

Bestyrelsesmedlemmer 1 år: Bjørn og Morten

Suppleanter: Steffen og Christjan

Formand: Patrick

Næstformand: Casper

• Bestyrelsens arbejde:

Vi snakker om grundlaget for bestyrelsens arbejde herunder:

• Tavshedspligt

• Kommunikation – Messenger bruges til planlægning af møder; arrangementer og resten på mails – Patrick koordinerer så alle forældrerepræsentanter kommer med i messenger-tråden

• Møder: Christina lægger datoerne, kl. 17-20 passer bedst, helst ikke mandage

• Egne interesser, handler på vegne af alle forældre, ikke ud fra egne interesser

• Godkendelse af referater: en uge til godkendelse, herefter regnes det som stiltiende samtykke og referatet sendes ud

• Fælles dokumenter – Aula testes videre

Fordeling af opgaver –

Formand: primær kontakt til CSS + eventuelle møder

Budget/økonomi med kommunen: Patrick og Bjørn

Deltagelse HFO: Casper

Fest/arrangement udvalg:

Jul: Morten og Camilla

Sommer: Christjan og Casper

Husbukkesagen: Patrick og Morten, deltager i møder og kommunikation omkring husbukke-sagen

Søgning af fonde og indsamlinger: -

Udsendelse af dagsorden: Patrick koordinerer med Christina og laver herefter dagsorden.

Input fra forældre – to uger før skrives ud på Aula med en uges frist: Patrick. Christina kigger på Aula og muligheden for at Patrick kan lave opslag selv

• Styrelsesvedtægter og forretningsorden gennemgås. Der er ikke noget her vi falder over.

• Principper: Der blev udarbejdet principper for Jægerhuset i 2023, det var en proces med personalet, som er endt i fire principper, som er baseret på de værdier personalet meldte tilbage. Bestyrelsen har gennemarbejdet formuleringerne og udarbejdet de endelige principper. Det er bestyrelsens ansvar at der udarbejdes principper, men siden de er så nye, venter vi med at revidere dem.

Vi vender her udelivet og at især at vuggestuen ikke er lige så meget ude efter flytningen. Christina og Luise tager det med tilbage til pædagogmøde.

• HFO (Hørsholm forældreorganisation): Lige nu er der ikke formaliserede møder, men ad hoc når der er noget der skal drøftes. Vi ønsker stadig kontakt til foreningen og muligheden for at bruge dem og sparrer om fx budgetter.

• Hvad er bestyrelsen i gang med lige nu?

• • Genhusningen og især legepladsen har fyldt rigtig meget de sidste år

  • Arrangementerne har vi også brugt en del energi på, det har været en prioritet at få op og stå

  • Udvidelsen, der lige nu er skrinlagt

  • Tilbageflytning

• Hvor ønsker I at tage fat?

  • Hilse-kultur: alle siger godmorgen og farvel – skal vi have noget med billeder med forældre? Luise og Christina tager det med tilbage til personalet. Vi aftaler at alle i bestyrelsen er ekstra grundige med at hilse på alle, for at forsøge at skubbe til resten af forældregruppen.

  • Tilbageflytning

Statuspunkter:

• Nyt fra huset – Luise og Christina

  • Update på personale.. Vi får to studerende d. 1.12.

  • Vi har fortsat svært ved at rekruttere pædagoger, fx f ik vi 0 ansøgninger på det sidste opslag. Vi har rigtig meget brug for at alle forældre er med til at fortælle den gode historie om Jægerhuset, så vi får udbredt alt det I og vi er glade for. Også meget gerne når der er opslag i Hørsholm-Rungsted gruppen på Facebook, hvor positive kommentarer virkelig kan rykke.

  • Struktur i børnehaven: Luise er blevet delt ud så hun er både hos Musvågerne og Uglerne. Det fungerer rigtig godt med en fast ugeplan og vi ser rigtig mange gode ting i gang hver eneste dag.

  • Belægning 2024/2025: Vi gennemgår oversigterne over børnetal. Det er svært for os at få børnehavebørn, ikke fordi folk ikke vil herned, men fordi der simpelthen ikke er børn i kommunen. Det kommer det til at gå ud over økonomien næste år. Vi fylder op med nogle vuggestuebørn for at få det hele til at hænge bedre sammen og arbejder lige nu med forskellige løsninger for at hjælpe børnetallet.

  • Manglen på børn bliver også hård på børnerammen, hvor der fx er penge til legetøj, kreating, møbler, indkøb af bleer, sæbe, toiletpapir og lignende og også personalets videreuddannelse og pædagogiske dage. Vi snakker om muligheder hvor forældrene kan hjælpe fx med en Indsamling til legetøj og personalehygge – bestyrelsen står for at få det op og stå.

• Julen:

  • I år kan alle huse i kommunen for første gang lukke og det giver lidt problematikker i forhold til at få sampasset de børn der har brug for pasning. Vi har to børn der skal passes d. 23.12, ingen mellem jul og nytår.

  • Vi arbejder på at finde en løsning hvor vi kan være sammen med en af de andre institutioner, da de kræver mange ressourcer at have åbnet hos os selv hvor vi så skal dække hele åbningstiden, men det er svært at få til at lykkes fordi der ikke er mange andre børn der skal passes.

• Status flytning/Jægerhuset – Christina

  • Der er stadig ikke noget nyt om projektet, de er stadig ved at sætte stillads op-

  • Annette Vassing har været med deroppe og tager sagen videre til kommunaldirektøren

Input fra forældre:

• Ikke nogen denne gang

Eventuelt

• Lucia arrangement slås sammen med bestyrelses julearrangement d. 13.12 kl. 14.30 og er for alle børn der har en forælder med. Camilla og Morten kommer og hjælper kl. 13.30

• Holdning til madpakker? Vi har i Jægerhuset ikke en holdning til madpakker. Vi stoler på at forældrene selv kan beslutte hvad der skal være i madpakkerne og dermed hvad det er okay at børnene spiser. Vi opfordrer til at snacks gemmes til formiddag- og eftermiddagsmadpakkerne så de begrænses i frokostmadpakken.

• Smør selv dage: Der må meget gerne være flere, så det er oftere end en gang om måneden. Vi evaluerer når vi har prøvet det et par gange og ser hvad der kan fungerer.

1. Hygge

2. Nyt fra institutionen

• Personaleopdatering

• Der planlægges ekstra ture, lige nu planlægger vi fx ture til Gl Holtegaard, Søfartsmuseet, Kronborg, Fredensborg slot, Dyrehaven og så nisseture til Gl. Holtegaard.

• Vi arbejder med temaerne fra årshjulet og vi er lige nu i gang med en proces, hvor vi får dokumenteret endnu mere grundigt og varmer mere op omkring det skriftlige. Det er pædagogerne pædagogernes opgave og det er en del af det kvalitetsløft vi er i gang med, med Stine Elverkilde. Vi har også fokus på vores måltider igen og har snakket meget om hvordan vi skal gøre når vi kommer ned i pavillonerne og har madpakker.

• Vi har indført ny mødestruktur, hvor vi har personalemøde lidt oftere og har flere møder i dagtimerne, sådan så alle har mulighed for at få snakket lidt mere sammen. Foreløbigt virker det rigtig godt.

3. Helhedsplaner

• Der har været afholdt et møde om helhedsplanerne, som Rasmus har deltaget i. Her har vi snakket med HØST-konsulenterne omkring brugen af Jægerhuset: hvad fungerer godt? Hvad fungerer mindre godt?

• Helhedsplanerne er på den politiske dagsorden de kommende år.

4. Budgetproces

• Der har været afholdt budgethøringsmøde hvor repræsentanter fra bestyrelsen deltog

• I år ser det ud til at der er få besparelser på børneområdet, så vi er fortrøstningsfulde, men budgetaftalen er ikke underskrevet endnu.

5. Flytning

• Legepladsen skulle gerne være færdig på fredag, så skal der males på asfalten enkelte steder, det gør de i næste uge.

• Vi har gennemgået bygningerne i dag (tirsdag) og de sidste ting bliver udbedret i løbet af denne uge, fx kommer der toiletrulleholdere op, der bliver lavet en dør der mangler lige nu og der laves opbevaring til personalets ting.

• Der mangler garderobepladser hos Musvågerne lige nu, men vi har ekstra som vi tager med og de bliver sat op når tømrerne sætter vuggestuens borde op

• Personalet er informeret om processen og datoerne, vi bruger møde onsdag og mandag til at rydde grundigt op rundt omkring

• Vi er ved at lukke ned for køkkenet, ved at tømme skabe og skuffer, så der er lidt alternativ menu i de næste uger.

• Spørgsmål: Information – hvor meget og hvordan? Samlet eller i små doser? Hvad tænker i umiddelbart ville være rart at vide?

• Aftaler for kommunikation:

• Onsdag/torsdag: de fem vigtigste ting: husk madpakker mandag, åbningstider, ekstra tid mandag til aflevering, adressen, husk at hente inden 12 fredag.

• Mandag på Aula: husk at tømme garderoben tirsdag og lav en ”skovtaske”.

• Søndag: lavpraktisk skriv: sådan gør du mandag morgen, ret simpelt

• Bestyrelsen laver skriv til forældrene, der sendes ud lørdag.

• Indflytningsfest d. 11.10 kl. 16.30-18.30

6. Forældremøde og valg

• Forældremødet er d. 24.10 kl. 17-19

• Kommer primært til at handle om genhusningen

• Emner: Året der gået, valg til bestyrelsen og derefter på stuerne

• Rasmus laver invitationen

• Valg til bestyrelsen: Michael genopstiller ikke, Patrick genopstiller, Bjørn genopstiller, Rasmus genopstiller ikke. Vi mangler derfor tre bestyrelsesmedlemmer og to suppleanter (obs at to medlemmer skal være for en et-årig periode og tre medlemmer for en to-årig periode. Suppleanterne er altid for et år ad gangen).

7. Eventuelt

• Juletilmelding: Juleferien er der snart tilmelding til, bestyrelsen laver et skriv inden og opfordre til at man holder sine børn hjemme, så vi kan holde lukket.

• Obs på at undgå udendørs sko i vuggestuen - både personale og forældre.

Nyt fra Leder og afdelinger

• Bestyrelsen opdateres på personalet i hver afdeling, samt orienteres om opslået pædagogstilling til Uglerne

• Fleksible arbejdstider: Det går rigtig godt og vi oplever at de fleste er positive. Vi leder fortsat efter en digitalløsning der vil lette arbejdet lidt, men det er sværere at finde end først antaget da den også skal snakke sammen med kommunens lønsystem.

Nyt fra formanden

• Den afholdte personalefest var en succes. Der var desværre ikke så mange deltagere, men de der var der havde det rigtig hyggeligt. Vi tager op til næste møde om vi skal planlægge en tilsvarende fest i efteråret.

• Der har været en artikel om Jægerhusets flytning i Ugebladet. Der er i denne information om flytningen generelt. Bestyrelsen har spurgt forvaltningen ind til kapacitetsudvidelsen, da Maj Thorup (formand for Børne og skoleudvalget) i artiklen udtager at vil ske men ikke sammen med genhusningen. Forvaltningen har meldt tilbage at der ingenting sker uden brugerinddragelse, så ingenting er besluttet endnu.

Ny om genhusningen:

• Der er afholdt møde mellem repræsentanter fra bestyrelsen, kommunens arkitekt og Annette Vassing. Her er tidsplanen fremlagt og ifølge denne er pavillonerne færdige d. 22.4. Der skal herefter laves hegn og legeplads, så vi regner med flytning slut maj/start juni.

• Bestyrelsen har bedt forvaltningen undersøge om krattet bag vuggestuen kan tages med så der skabes mere plads til legepladsen. Dette er materielgården blevet bedt om at undersøge.

• Derudover har vi bedt om at få et lille ekstra stykke af p-pladsen med, dette har vi fået lov til.

• Det blev også aftalt på mødet at det undersøges om vi kan benytte Rådhushallen nogle dage om ugen. Det arbejdes der fortsat på at få på plads.

Madordning og køkken i pavillonerne:

• Køkkenet er meget småt, så vi skal have undersøgt om det er muligt at fortsætte med Fru Hansens Kælder konceptet når vi er genhuset. Vi afventer at kunne komme derned og kigge, så vi bedre kan vurdere det og undersøger i mellemtiden alternative løsninger.

Valg til madordningen:

• Der skal være afgivet valg til madordningen senest d. 12.4.24. Bestyrelsen diskuterer fordele og ulemper, især ift. genhusning og madordning.

• Der stemmes for at madordningen fortsætter.

• Det aftales at næste gang der skal stemmes, om to år, høres den brede forældregruppe til forældremødet efteråret før.

Opfølgning bestyrelseseminar

• Det var et godt seminar, hvor bestyrelsen havde mulighed for at diskutere mere overordnet hvad der er muligt i en bestyrelse.

• Der drøftes om bestyrelsesmøderne skal forlænges. Det aftales at møderne fremadrettes planlægges fra 17-20.

• Der lægges besked ud til de øvrige forældre om møder, så alle har mulighed for at byde ind med emner der skal diskuteres. Der skal være frist senest en uge før mødet. Patrick lægger besked ud på Aula.

• Bestyrelsen runder at de har god mulighed for at være med til at påvirke kulturen i Jægerhuset, fx ved at Bestyrelsen har et punkt på forældremødet, hvor der bliver snakket om hvordan man er forælder i Jægerhuset.

• På næste møde dykkes ned i slidsene fra oplægget og diskuteres videre.

Tilsyn

• Der er anmeldt tilsyn hvert andet år og uanmeldt tilsyn minimum hvert femte år

• Det tilsyn har der været i efteråret 2023 er endt med at Jægerhuset ligger i ”god kvalitet”. Rapporten er ikke færdiggjort endnu, men lægges ud til forældre på Aula og hjemmesiden når den er klar.

• Styrkepunkter i Jægerhuset:

  • Der høres en anerkendende tone mellem børn og voksne og der høres ingen skæld ud

  • De planlagte aktiviteter har god kvalitet

  • Der arbejdes i mindre grupper og støjniveauet tilpasses aktiviteten

• Fokuspunkter:

  • Personalets rolle ved aflevering- og afhentningssituationer

  • Leg – hvordan man får det gode fra aktiviteterne med over i resten af dagens leg

  • Bekræftelse af initiativer, sprog og følelser og responsen fra de voksne

Ferier

• Påskeferien: Der var rigtig mange tilmeldte børn og der var en del der ikke kom alligevel. Vi kunne have givet to voksne mere fri alle tre dage, så det er virkelig ressourcespild.

• Kristi Himmelfart: Vi har fem børn der er tilmeldt pasning. Det bliver i Solhuset.

• Sommerferien: Personalets sommerferie er gået op, så langt de fleste kan få den sommerferie de har ønsket og der samtidig er minimum en pædagog samt en fra ledelsen i huset hele sommeren.

Forældreforslag til bestyrelsen:

• Drillerier: Der arbejder med Fri for mobberi i alle afdelinger. Vi arbejder med børnenes reaktionsmønstre, de sociale samspil og relationer hver eneste dag og har fokus på at opbygge nogle alternative handlemønstre samt støtte børnene generelt i hvordan man agerer socialt. Vi har altid kontakt med forældrene hvis vi oplever at nogle børn synes det sociale er svært.

• Fødselsdage hjemme i dagtimerne: Vi har desværre dårlige oplevelser med at arrangere fødselsdage hjemme, hvor vi har oplevet at vi alt for ofte har måtte aflyse på dagen, pga. personalesygdom. Det synes vi er virkelig synd for børnene og derfor prioriterer vi at fejre børnene i Jægerhuset.

• Rengøringsniveau i huset: Vi er efter rengøringen, de får pt bøder hver gang vi er utilfredse.

• Løbende oprydning: Vi prioriterer at bruge personalets tid på børnene og på pædagogiske aktiviteter. Oprydning er derfor når der er tid og rum i hverdagen, men det er ikke den højeste prioritet som hverdagen ser ud lige nu. Der er sparet på materielgårdens timer, så vi får kun 8 timer om året til hjælp til udvendig vedligeholdelse. Alt andet der laves ude og inde går fra personalets timer med børnene.

• Arbejdsdage: Vi har ikke haft arbejdsdage sidste år, fordi vi ikke vidste hvornår vi skulle flytte. Vi genindfører arbejdsdage når det giver mening.

• Rengøring af køleskab hos Uglerne: Der er en turnusordning hvor enten personalet eller køkkenet gør det rent. Vær opmærksom på at det går super hurtigt med mudder på håndtag og i køleskabet pt fordi børnene selv henter og afleverer madkasserne.

• Børn inde i børnehaven: Der er børnehavebørn inde hver eneste dag, der er ingen problemer med huset ift. det.

• Vand på legepladsen: Søen hos vores nabo er blevet drænet, så problemet er forhåbentlig løst.

• Tiltrækning af medarbejdere: Bestyrelsen og ledelsen har løbende fokus på rekruttering og tilknytning.

• Sommerfest for forældre og børn: Patrick tager teten, Thomas og Bjørn hjælper så der bliver inviteret og kordineret.
  
  

Konstituering af bestyrelsen og information om styrelsesvedtægter og tavshedspligt

Deltagere: Thomas, Luise, Rasmus, Patrick, Johan, Katrine og Christina S

Fraværende: Bjørn og Helene

Opsamling:

• Genhusning: Det skulle være på plads med forsikringen nu. Der er godkendt og bestilt pavilloner og placeringen er også godkendt.
  Proces omkring legeplads omkring pavillonerne er det næste der går i gang.
  Renoveringen, og dermed genhusningen, er rykket til foråret 2024 – datoen er stadig ukendt
• Kapacitetsudvidelse: Børne og skole udvalget har godkendt at Jægerhuset skal udvides. Bestyrelsen har været inde over plantegningerne af projektet og bliver inddraget længere fremme i processen også. Christina arbejder lige nu på plantegninger sammen med forvaltningen med inputs fra bestyrelse, personale og børn.
• Skorstenen på Marineforeningen: Kommunen er i dialog med Marineforeningen om at få den repareret. Mere ved vi desværre ikke for nuværende.
• Husets sammensætning:
  • Musvitter: Christina Bø, Kaya, Anne Lena, Helene, Josefine og Jacqueline. Fra 1.10 også Tina og Laura (pædagog og PAU)
  • Musvåger: Luise, Yasmin, Christina A, Marina, Laura og Sofie
  • Ugler: Christina B, Mia, Otto og Oscar (Louie på barsel)

Valg til bestyrelsen:

• Thomas genopstiller
• Bjørn genopstiller
• Rasmus genopstiller
• Katrine, Johan og Patrick er ikke på valg i år
  
• Der vil være valg ved kommende forældremøde og bestyrelsen konstituere sig på først kommende møde herefter.
• Der inviteres til forældremøde samt orienteres om valg via Aula hurtigst muligt (Rasmus og Christina)
• På næste bestyrelsesmøde skal der være et punkt, hvor arbejdsbyrden i bestyrelsen fordeles, så opgavemængden er fordelt ligeligt.

Nyt fra huset:

• Sommerferien: Ros til forældrene for at melde så præcist ind og for at informere os i god tid om ændringer. I år er det gået op, så børnetallet har passet ret præcist.
• Der har været mange børn tilmeldt pasning hen over sommerugerne ift. de foregående år, det har udfordret personaleplanlægningen.
• Juleferien: Bestyrelsen vil igen i år på forældremødet bringe juleferien op, og opfordre til at børn kun tilmeldes pasning mellem jul og nytår hvis der ikke er andre pasningsmuligheder, så Jægerhuset forhåbentlig kan lukke.
• Ros til forældrene fra ledelsen: Vi kan virkelig mærke at mange af jer taler godt om Jægerhuset ude i byen – det er en stor hjælp og bidrager til Jægerhusets ry og rygte.
• Skovugerne: Musvågerne og Uglerne har igen haft nogle fantastiske skovuger og det er gået rigtig godt med at overholde åbningstiderne. Musvitternes skovuge måtte desværre aflyses pga. ferieafvikling og manglende hænder til at dække skemaet,  både i skoven og hjemme.Musvitterne skal i skoven igen til foråret. Det vil fremover ikke være muligt for personalet at ønske ferie i skovugerne, så aflysninger af denne årsag undgås i fremtiden.

Retningslinjer for sukker i Jægerhuset:

• Opmærksomhedspunkter der vendes igen:
• Madpakker: Bestyrelsen ønsker ikke at begrænse forældrenes frihed til at bestemme hvad der er af snacks i madkasserne, men der opfordres i retningslinjerne til at forældrene sender en mættende og varieret madpakke med.
• Mængder af sukker: Bestyrelsen ønsker ikke at specificere hvilke mængder der må serveres i Jægerhuset, udover det der er beskrevet i forslaget til retningslinjerne.
• Spontane uddelinger: Bestyrelsen oplever ikke spontane uddelinger som et problem, så der henvises til retningslinjerne.

En enig bestyrelse godkender de udarbejdede retningslinjer for sukker i Jægerhuset.

Disse deles på Aula til alle forældre.

Møllevej:

• Tidligere forslag om brug af Møllevej som en fælles science base for flere institutioner er ikke længere aktuelt.
• Forvaltningens nye forslag er blevet diskuteret på et dialogmøde med forvaltning, ledere og bestyrelsesformænd.
• Forvaltningen arbejder videre med input fra dialogmødet.

Samarbejde mellem bestyrelser på tværs af institutioner:

• Der arbejdes på et mere formelt samarbejde mellem institutionernes bestyrelser.
• Samarbejdet her tages med på næste bestyrelsesmøde, så opgaven evt. kan uddelegeres væk fra formanden.

Eventuelt:

• Ressourcefordeling i vuggestuen: Det opleves i øjeblikket at de børn der starter i vuggestuen bliver yngre end tidligere. Dette tages der højde for i fordelingen af ressourcer og i skemaplanlægningen.
• Vuggestuen og børnehaven sammen om eftermiddagen: Grupperne er sammen senest kl. 15.30 hvor lågen enten åbnes eller vuggestuen kommer ind på børnehavens legeplads. Indimellem er grupperne sammen tidligere end 15.30.
• Evalueringer: Der evalueres i øjeblikket på Uglegruppen, hvor forældrene har mulighed for at komme med input til Uglernes hverdag. I løbet at efteråret vil vi også evaluere Musvåger og Musvitter – forældre i grupperne får besked på Aula.
• Forældremøde: Der er forældremøde d 26.10. Det bliver et fælles møde for hele huset, hvor dagsordenen koordineres mellem Christina S og Rasmus. Tilmeldingen er lagt på Aula – vær opmærksom på at der i tilmeldingen er mulighed for at skrive antal børn der deltager, men mødet er planlagt til at være uden børn, så det er en fejl.
• Parkering: Der bliver tegnet op langs huset, hvor der skal være plads til evakuering i tilfælde af brand. Derudover vil der blive markeret på fortovet i en periode, at det ikke er tilladt at parkere oppe på fortovet, men alene langs fortovet. Det er et stort problem med parkeringen om morgenen, så dette tages op på forældremødet (Johan).

Se illustration med grønne områder hvor der må parkeres og røde områder hvor der ikke må parkeres.

Referat fra sidste møde godkendt.

Dagsorden godkendt.

Nyt fra ledelsen:

Informerer om ny pædagog i vuggestuen, som har valgt at opsige sin stilling igen.

Skovugerne: Vi har endnu engang haft nogle fantastiske uger, og vi nyder at se hvor glade børnene er og hvad skovugen gør for relationerne. Denne gang er der dog et men, idet det har været meget svært at være voksen i Musvågernes skovuge. Vi har oplevet at forældrene ankommer meget tidligt, og har en forventning om at kunne aflevere inden kl. 8, samt at det har været lidt svært at få hentet til tiden, dog har morgenenerne klart været det største problem. Det aftales at vi gentager opslaget ang. komme- og gåtider, som blev lagt ud i løbet af Musvågernes skovuge, inden de næste skovuger, samt at der kommer et skriv fra bestyrelsen, hvor i det vil fremgå, at hvis ikke man kan overholde åbningstiderne, så er det desværre ikke muligt at barnet kan deltage i skovugerne. Desuden tages emnet op på næste forældremøde.

Nyt fra formanden:

Der har været møde i Børne og skoleudvalget d. 25.5 og kapacitetsudvidelsen i Jægerhuset er blevet godkendt på denne. Nu skal det videre i Økonomiudvalget og til sidst godkendes på et Kommunalbestyrelsesmøde. Lige nu er det de gamle tegninger der er sendt til godkendelse, men der laves nye tegninger hvor personale og bestyrelse har indflydelse, såfremt at forslaget bliver endeligt vedtaget.

Bestyrelsesformændene fra børnehusene har afholdt et fælles møde, hvor på der især er blevet diskuteret kapacitetsudvidelser og lukkeuger. Der arbejdes videre med et samarbejde imellem bestyrelserne og der sendes et brev til politikere og forvaltning samlet ang. lukkeugerne.

Godkendelse af principperne:

Principperne godkendes med små rettelser og kommunikeres ud via Aula og Jægerhusets hjemmeside inden sommerferien.

Gennemgang af arbejdspladsvurdering (APV)

Der er lavet ny apv i Jægerhuset i april 23, hvor der er målt på personalets psykiske og fysiske arbejdsmiljø, samt lavet en ledervurdering.

Jægerhuset har en svarprocent på 93%.

Vi gennemgår apv’en samt de punkter som personalet har valgt at arbejde videre med.

Bestyrelsen kommenterer at det er en flot apv, som er meget forbedret siden sidste måling. Ledervurderingen er ligeledes flot.

Sukkerpolitik:

Det diskuteres om de retningslinjer der er i Jægerhuset lige nu, stadig er repræsentativ for bestyrelsens holdning til sukker. Det vurderes at det er den overordnet, men at vi ønsker at udarbejde nogle retningslinjer, så det er helt tydeligt for alle, hvad politikken er.

Luise og Christina omformulerer de nuværende retningslinjer så de er up to date, og har med at bestyrelsen ønsker at der henstilles til at fødselsdage koordineres med personalet og at der ved særlige lejligheder vil blive serveret søde ting i Jægerhuset. Der vil også blive opfordret til at der tænkes over mængden af sukker ift. børnenes alder.

Sommerfest:

Der er tidligere meldt ud at bestyrelsen vil invitere til sommerfest d. 16.6. Dette holdes der fast i. Konceptet bliver at man medbringer mad til fælles buffet, egne drikkevarer og service.

Personalets deltagelse er frivillig

Tilmeldingsfrist d. 9.6

Budgetmøde:

Rasmus, Luise og Johan deltager

Forældrekaffe:

Der er forældrekaffe d. 1.6

Fremadrettet: Der er ikke så stor tilslutning som håbet, derfor vil d. 1.6 være den sidste gang der afholdes forældrekaffe. I stedet vil bestyrelsen tænke i at holde større arrangementer for forældregruppen, fx sommerfest og julearrangement.

Indkørslen til Jægerhuset:

Der er en forældreforespørgsel ift. om man kan sætte et skilt op ved hellet, så der bliver ensrettet. Dette er desværre ikke en mulighed.

Der skærpes i stedet at der ikke må parkeres ved stien bagom huset, da dette er en brandvej. Vi kontakter kommunen med henblik på at få malet et kryds på pladsen.

Derudover undersøges det om der kan optegnes p-pladser så det bliver lettere at finde ud af.

Status på skorstenen:

Der er fortsat spærret af ved legepladsen bagved Marineforeningen, fordi der er cementstykker fra skorstenen der falder ned. Rasmus kontakter Jørgen Stokbro og skubber til processen, så den forhåbentlig snart bliver lavet.

Genhusning:

Der er ikke noget nyt siden forældremødet.

Bestyrelsen fremadrettet:

Liv træder ud af bestyrelsen d. 15.7. Thomas træder denne dato ind som medlem i stedet.

Der vil være nyt valg til forældremødet i oktober.

Referat fra sidste møde godkendt.

Dagsorden godkendt.

Nyt fra ledelsen, afdelingerne og formand:

Opdatering på medarbejdere i huset lige nu

Status på ferietilbagemeldinger: Det har været rigtig svært at få alle ferietilbagemeldinger i hus og Luise og Christina har brugt utroligt lang tid på at få alle til at svare. Det er lykkes nu. Fremover går vi tilbage til at hvis ikke man har svaret når vi  overskrider deadline går vi ud fra at der ikke er brug for pasning. Dette vil fremgå når der lægger ferieanmodninger ud.

Der er åbent i påsken

Dagen efter Kristi Himmelfart er der tilmeldt 14 børn. Der skal bruges 5-6 medarbejdere for at få huset til at hænge sammen med dette antal børn, så derfor beder vi forældrene melde tilbage i hvilket tidsrum der er brug for pasning. Dette gøres senest i kommende uge. Her kan man ligeledes markere hvis man ikke har brug for pasning alligevel. Kommer vi under 8 børn efter denne runde beslutter bestyrelsen af Jægerhuset kan lukke.

Sommerferien ser fornuftig ud. Der er tilmeldt flere børn i 29-31 end der plejer, men personalet har været gode til at få fordelt deres ferie, så huset hænger fornuftigt sammen.

Kommunen har ansat en nye pædagogisk assistent, Pia Charlotte.

Vi skal snart have tilsyn igen, det bliver formentlig i løbet af efteråret. Bestyrelsen involveres i processen. Der kan fremover også forekomme uanmeldte tilsyn.

Der gennemføres APV i Jægerhuset fra d. 17.-31- april. Den psykiske arbejdspladsvurdering og ledervurderingen besvares online, den fysiske arbejdspladsvurdering laves ved et dialogmøde.

Bestyrelsen får en opdatering omkring APVen lige så snart vi ved mere.

Økonomien i Jægerhuset ser fornuftigt ud. Vi er fortsat på jagt efter pædagoger og lige nu kigges der ind i løsninger for rekruttering, der er rum i budgettet til ansættelser når der dukker gode pædagoger op.

Budgettet for madordningen er sværere at få til at løbe rundt og vi kom ud af sidste år med et underskud. Vi er lige nu hårdt ramt af sygdom i køkkenet, hvor to ud af tre ansatte er sygemeldte. Vi bruger derfor en del vikarer lige nu. Generelt kører madordningen med underskud i husene, der er ikke indregnet nok timer til at tilberede maden i den pris forældrene betaler.

Generelt fra afdelingerne: Lige nu fylder påsken og der varmes op til skovugerne med fokus på natur og udeliv. Vi har affaldsindsamling i kommende uge, hvor alle grupper vil prioritere at komme ud af huset så meget som muligt. Der er mange børn lige nu der glæder sig til kommende skift, både til skole og til Uglerne, så det fylder en del i børnehaven.

Principper

Gennemgang af de nye principper, skal der arbejdes videre med dem eller skal de godkendes?

Principper er udarbejdet på baggrund af personalets input fra et personalemøde og der er i personalegruppen bred enighed om at de fire emner der er skrevet principper indenfor, er de værdier Jægerhuset står på. Det var meget tydeligt til dette møde  at personalet arbejder med disse værdier som grundstenene for det pædagogiske arbejde og derfor har vi valgt at føre disse emner over i principperne.

De fire emner er:

• Natur og udeliv
• Overgange
• Strukturen i afdelingerne
• Kommunikation

Bestyrelsen melder tilbage at principperne enten er for lange eller at det skal tydeliggøres hvad der er det vigtige i principperne i opsætningen.

Vi arbejder videre med at gøre principperne mere overskuelige ved at tilføje en ”intro” til hvert princip og måske tilføje underoverskrifter i de enkelte principper

Indholdet roses

Desuden aftales det at vi kigger på opsætningen på hjemmesiden hvor principperne skal fremgå så de er overskuelige for nye forældre

Principperne skal udleveres til nye forældre sammen med velkomstpapirerne og indholdet af principperne forklares på rundvisningerne i huset så nye forældre kender disse.

Plan for genhusning

Lokation: Kommunen har netop meldt ud at genhusningen formentlig bliver ved det gamle rådhus. Dette har Rasmus drøftet med Hanna (centerchef i Dagtilbud og Skole), der lægger vægt på at en grund til genhusning skal have vand og kloakering og at der skal være plads til to pavilloner. Bestyrelsen laver et skriv til forvaltningen med alternative forslag til lokation, hvor der lægges vægt på udenomsarealerne og en placering tættere på Jægerhuset. Bestyrelsen vil generelt løbende søge indflydelse, så vi, uanset lokation, får det bedste ud af situationen og mest muligt indflydelse som bestyrelse.

Tidsplan: Den tidsplan der er meldt ud i en besked fra forvaltningen tirsdag kommer næppe til at holde. Dette bekræfter Hanna. Vi beder om at dette meldes ud til forældrene, Christina kontakter forvaltningen torsdag morgen. Det er især vigtigt for os, at de nuværende Ugler ikke skal flyttes med i en genhusning, men at de når at starte i skolen inden vi flyttes.

Der er ro i personalegruppen efter udmeldingen om lokation og alle ønsker at skabe den bedst mulige hverdag for Jægerhusets børn, uanset hvor vi fysisk havner. Personalet er klart til at tænke kreative løsninger, så alle får en god oplevelse og hverdagen glider. Der er heldigvis luft i budgettet til flere varme hænder i denne periode, så vi kan tage på mange ture fx

Eventuelt:

Evaluering af forældrekaffe: Der kom ikke mange forældre, men det var hyggeligt med dem der var der. Arrangementet gentages torsdagen efter påske, d. 13.4, fra kl. 15.30-16.15. Arrangementet er for alle forældre og er ikke kun hvis man vil tale med bestyrelsen, men blot en anledning til hyggeligt, uformelt samvær med andre forældre. Næste gang holdes arrangementet ude på legepladsen så de forældre der deltager selv har ansvaret for at holde øje med deres børn.

Sukkerpolitik: på næste bestyrelsesmøde revurderer vi husets sukkerpolitik.

Indsamling blandt forældrene: der er indsamlet lige omkring 3000 kr. blandt forældregruppen – tusind tak for det! Lige nu har vi besluttet at gemme pengene til vi ser om der er noget vi alle sammen kunne have gavn af når vi genhuses.

Medarbejder repræsentant til bestyrelsen: Vi mangler endnu en medarbejderrepræsentant, denne vælges på kommende personalemøde d. 30.3

Næste bestyrelsesmøde: Vi har først møde igen d. 31.5, men vi vurderer løbende om det giver mening at afholde et ekstra bestyrelsesmøde ift. genhusningen eller resultatet af APVen.

Taget på Marineforeningen: Vi tjekker om der er noget af taget der vender ind mod os der er problematisk. Er der det går Christina videre med det til kommunen.

Parkeringspladsen: Der er stadig store problemer med parkering på vores parkeringsplads. Der må ikke parkeres oppe på fortovet, kun langs fortovet. Vi arbejder på en synlig løsning på dette, fx at fortovet kan males gult.

Referat fra sidste møde godkendt.

Dagsorden godkendt.

Nyt fra ledelsen, afdelingerne og formand:

Ny leder: Christina er tiltrådt og alt er foreløbigt meget roligt.

Huset fortsætter som børn, forældre og medarbejdere kender det og det skaber tryghed.

Julen: december måned er forløbet rigtig godt, personalet vurderer at det var et godt valg at planlægge en rolig december måned. Der har denne gang været rigtig stor opbakning til julesokkerne og huset har fået rigtig mange gaver – tusind tak for det!

Pasning omkring julen: Jægerhuset havde lukket mellem jul og nytår og det har sparet rigtig mange personaletimer og det sidste restferie kunne afvikles. Vi havde en del forespørgsler på pasning d. 23.12, fra forældre der ellers ikke havde meldt deres børn til pasning. Det er svært for huset at ændre skemaet for de ansatte når forespørgslerne kommer så sent, da det så koster ekstra tillæg til personalet, så vi henstiller til at man holder sig til den tilmeldte pasning så vidt det overhovedet er muligt. Der var et enkelt barn i pasning på Alsvej mellem jul og nytår og der var en medarbejder med dernede.

Bestyrelsen melder ud igen omkring ferie og tilmeldinger når påskeferietilmeldingerne lægges ud og opfordrer til at der kun tilmeldes ved reelt behov. Luise og Christina skriver til Rasmus inden påsketilmeldingen lægges på Aula.

Pasning i sommerferien: Bestyrelsen har tidligere udtrykt ønske om at der er en pædagog i huset hver dag, også i sommerferien.

Dette vendes og der er enighed om at det ikke nødvendigvis behøver være en pædagog, men at det sikres at der er en garvet ansat i huset altid, så dagene tilrettelægges bedst muligt. I sommerferien er det ekstra vigtigt at der opfordres til kun at tilmelde de uger man faktisk skal bruge pasning, selvom tilmeldingen ligger tidligt, da vi ofte spilder mange ressourcer i sommerferien.

Forårsforældremøde: Vi diskuterer muligheden for et forældremøde i løbet af foråret i de enkelte grupper. Det vedtages at der arrangeres et forældremøde i maj måned.

Aula: Det er stadig svært med kommunikationen på Aula, da institutionen er i tvivl om hvor mange der læser med. Vi konkluderer at det er et fælles ansvar at alle er på Aula og følger med herinde, da det er her kommunikationen fra huset foregår og det hermed er her man skal holde sig opdateret. Vi tilføjer til den velkomstfolder der er ved at blive udarbejdet at det er en forventning til alle forældre.

Vask af krybbe- og barnevognsdyner: Dynerne skal vaskes to gange årligt og personalet beder forældrene om hjælp. Det vedtages at forældrene godt kan hjælpe med denne opgave. Personalet i vuggestuen finder en god løsning for hvordan det kan ske i praksis og informerer herefter på Aula.

Bestyrelsens arrangementer i 2023:

Eftermiddagskaffe: Forventes opstartet i marts 2023 og vil blive den første torsdag i måneden (se sidste referat)

Julearrangementet i 2022: Var en rigtig stor succes og et arrangement vi holder fast i. Hvis arrangementet skal starte kl 16 er der brug for flere personaler til luk, da mange børn først blev afhentet umiddelbart før arrangementet startede. Det besluttes at gentage arrangementet i 2023, og at det igen bliver den anden fredag i december, denne gang fra 15.30-16.30. I 2023 indtænkes en løsning så søskende også deltager.

Arbejdsdag i foråret bliver 1. lørdag efter påske – 15.4.

Sommerfest bliver fredag d. 16.6, bestyrelsen arrangerer.

Bestyrelsen inviterer.

Principper:

Vi starter igen på at udarbejde principper. Dem bestyrelsen gik i gang med sidste år skal omskrives. Luise og Christina ser på at omformulerer, tager dem med på et personalemøde og får input fra medarbejderne og så diskuteres de i bestyrelsen. Alle vurderer

• at det er vigtigt at principperne kommer omkring personalet så der er ejerskab i personalegruppen.
• Det aftales at der skal ende med at være 3-5 principper i Jægerhuset. Bruttolisten fra sidste år gennemgås.
• Sukkerpolitikken er ikke et princip. Denne revurderes og lægges herefter på hjemmesiden.

Bestyrelsens buzzwords til principperne:

• Udeliv
• Overgange: Kan vi skrive værdierne i disse bedre frem?
  Hvorfor er lige præcis overgangene vigtige for Jægerhuset
• Samarbejde/forældresamarbejde/relationer

Der mangler bedre overskrifter til alle principperne, men vi vil gerne at de favner: faglighed, rammer, læreplaner, udvikling.

Eventuelt:

• Personalebilleder: Personalebillederne opdateres og lægger en oversigt ud på Aula så alle har overblik over hvem der er i huset.
• Trafikken ude på parkeringspladsen: Der er stadig store problemer med at der parkeres på fortovet så gående ikke kan komme forbi.
• Luise og Christina undersøger hvordan vi må markere at der ikke må parkeres der.
• Cykelbanen: Skal den mon tegnes mere op? Luise mener den er færdig, men det undersøges.
• Nytårsindsamling: Juleindsamlingen kom aldrig i gang, så bestyrelsen prøver igen i januar (hvem er ansvarlig?)
• Personalearrangement: Bestyrelsen overvejer om der skal holdes et personalearrangement som bestyrelsen står for. Dette tages op på næste bestyrelsesmøde.

Tilstede: Johan, Patrick, Rasmus, Liv og Katrine

Afbud: Bjørn og Thomas

Referent: Christina S.

Bestyrelsen konstituerer sig

Formand: Rasmus

Næstformand: Johan

Bestyrelsesmedlemmer: Liv, Patrick og Katrine

Suppleanter: Bjørn og Thomas

Medarbejderrepræsentanter: Luise og Christina S

Der vælges ny medarbejderrepræsentant i stedet for Christina i januar.

Bestyrelsens arbejde:

Rammerne for bestyrelsens arbejde findes i styrelsesvedtægterne og forretningsordenen.

Rasmus minder om at bestyrelsen har tavshedspligt.

Bestyrelsen opretter en gruppe på messenger til uformel kommunikation. Denne opretter Patrick.

Referater godkendes indenfor 7 dage, svarer man ikke regnes dette som en godkendes. Herefter ligges referatet på Aula og Jægerhusets hjemmeside af Christina.

Nyt fra afdelingerne og bestyrelsen:

Bestyrelsen har besluttet at der er lukket i Jægerhuset imellem jul og nytår i 2022.

Medarbejderne melder om ro i huset, også efter at ny leder er blevet offentliggjort.

Medarbejdersammensætningen i huset:

Musvitter: Christina S, Mia, Kaya, Marina, Jacqueline, Lea og Marijan.

Musvågerne: Luise, Christina A, Otto, Emelie og de to studerende Sarah og Maja

Uglerne: Christina B, Anna og Louie

Der er slået to pædagogstillinger op til vuggestuen, en med sprog-fokus og en med motorik-fokus. Der kommer snarest en afdelingsleder stilling op også. Del meget gerne disse opslag i dit netværk på sociale medier, dette kan gøres fra horsholm.dk.

Der vil i december sættes fokus på julehygge og på ikke at have for mange aktiviteter i gang, idet børnene allerede har rigeligt om ørerne.

Bestyrelsens arbejde det kommende år:

• Rasmus sender slides fra sidste års bestyrelsesseminar rundt til alle.
• Det aftales at der arbejdes videre med Jægerhusets principper. Her starter bestyrelsen på næste møde og det aftales at der startes med princippet for forældresamarbejde.
• Der skal også evalueres på tilsynsrapporten fra 2021
• Der skal ligeledes evalueres på brugertilfredshedsundersøgelsen.
• Sociale arrangementer for forældrene skal prioriteres, da dette blev efterlyst i alle afdelinger på forældremødet.

Foreløbigt aftales:

• Forældrekaffe fra 15-16.30 i Uglehaven hver den 1. torsdag i måneden. Husk at forældrene har ansvaret for eget barn lige så snart man træder ind af lågen.
• Hvis forældrekaffen er en succes udvides der med et arrangement med spisning til sommer.
• Arbejdslørdag i april (efter påske) med opgaver både inde og ude
• Julearrangement: fredag d 16.12 kl. 15.30-17, her inviteres til æbleskiver, gløgg og saftevand. Liv sørger for invitationer, Luise og Christina ligger tilmelding på Aula og sørger for indkøb. Katrine og Johan kommer kl. 15 og forbereder.

Indsamling:

Der blev på forældremødet foreslået en indsamling lignende den der var for nogle år siden.

Bestyrelsen beslutter at:

• Fremadrettet indbetaler hver deltager et beløb til hver arbejdsdag, så forplejningen dækkes ind denne vej rundt.
• Medarbejderne siger til hvis der er noget vi gerne vil have bestyrelsen til at søge fonde til. Så tager bestyrelsen teten og spørger ud i forældregruppen om nogen vil hjælpe.

Eventuelt:

Parkering:

• Bestyrelsen oplever at det er en udfordring at der bliver parkeret på fortovet, det skaber nogle farlige situationer fordi det er svært for fodgængere at komme forbi bilerne. Derfor opfordres andre forældre kraftigt til at undgå at køre op på fortovet når der parkeres. Christina og Luise undersøger om der må males en gul streg på fortovskanten eller om der er andre muligheder for at markere at dette er farligt.

Smitte:

• Huset er rigtig hårdt ramt af mavevirus i øjeblikket. Der skrues derfor en tand op for udelivet i alle afdelinger for at komme det til livs, ligesom børn der har været ramt nu skal være hjemme 48 timer.
• Husk ikke at aflevere syge børn – hvis alle er opmærksomme på dette samt sørger for at overholde de 48 timer, hjælper det til at få smitten ned

Til stede: Lital, Julie, Liv, Laura, Luise, Christina og Rasmus (online)

Fraværende: Jacob

Referent: Christina

Godkendelse af dagsorden:

• Dagsorden er godkendt
• Godkendelse af sidste referat:
• Referatet er godkendt

Opdatering fra Jægerhuset:

Luise og Christina oplever god stemning, ro i huset blandt både medarbejdere, forældre og børn og vi får positive tilkendegivelser fra forældrene, efter Luise er blevet konstitueret leder. Der vil ikke ske de store ændringer i hverdagen i Jægerhuset mens Luise og Christina er ved roret. De små ting der pilles ved lige nu, er ting der kan styrke huset, fx øget kommunikation til forældrene, ændring af mødestrukturen for personalet og små ændringer i skemaet.

Administrationen støtter op om den ledelsesløsning vi har i Jægerhuset lige nu, og der er god hjælp at hente fra forvaltningen.

Ansættelsen af ny leder:

Medarbejderne er på sidste personalemøde blevet informeret om processen for ansættelse af ny leder af dagtilbudsleder Annette Vassing.

Der er netop blevet nedsat ansættelsesudvalg, som vil arbejde med processen omkring at få ansat ny leder. Der er en repræsentant fra ledelsen, en medarbejderrepræsentant og en bestyrelsesrepræsentant i udvalget.

Medarbejdere og bestyrelse er blevet bedt om at komme med input til ønsker til ny leder, så forvaltningen kan udarbejde et stillingsopslag.

Ansættelse af flere pædagoger:

Vi har stadig stillingsannoncer ude på pædagoger til både Musvitterne og Musvågerne, men det er ikke mange ansøgninger vi får.

Vi har udarbejdet opslag som bliver hængt op på KP (pædagoguddannelse), hvor vi søger pædagoger blandt dem der bliver færdige i januar. Disse bliver hængt op både i Hillerød og København.

Vi har ligeledes kontakt til BUPLs a-kasse hvor vi forsøger at hverve ledige pædagoger.

Vi sørger for at dele et link til annoncerne blandt forældrene, så i kan dele videre på sociale medier. Prik meget gerne til dem, hvis i kender nogle pædagoger.

Ferierne:

Lige nu indhenter vi svar med tilmeldinger til efterårsferien, vi mangler rigtig mange svar og tilmeldingsfristen er i morgen.

Generelt oplever vi det som vanskeligt at få svar fra forældrene, og det gør det rigtig svært at godkende ferie for personalet og at sørge for at personaletimerne bruges mest optimalt.

Vi besluttede sidste år at der skulle være lukket i juleferien, men denne beslutning blev omgjort af Børne og skole udvalget, derfor er der nu åbent mellem jul og nytår, såfremt mere end 10% af børnene er tilmeldt pasning, det er lige nu altså 7 børn der skal være tilmeldt for at der holdes åbent. Der er formentlig svarfrist på juleferien d 14. november, tilmeldingen kommer op i god tid inden da.

Datoerne for svarfrister sættes af forvaltningen, så der er tid til at ferierne kan planlægges optimalt for driften.

I sommerferien var der problemer med tilmeldingerne, idet mange holdt ferie selvom de var tilmeldt i institutionen. Det gjorde, at der var uger hvor der manglede pædagogisk personale, som faktisk kunne være flyttet fra andre uger, hvor der var for mange på arbejde i forhold til antallet af børn.

Det er et ønske fra bestyrelsen at det fremover sikres, at der er en pædagog i huset i alle uger i sommeren.

Det besluttes at bestyrelsen vil informere om ferier, ferietilmelding osv. Til forældremøde i oktober.

Tilbagemelding på brugertilfredshedsundersøgelse:

Der er kommet 39 svar fra forældre i Jægerhuset på undersøgelsen. Det oplyses at man kun kan svare en gang pr familie, lige meget hvor mange børn man har i institutionen.

Undersøgelsen kan findes på im.dk, hvor man kan se resultaterne for alle institutioner og kommuner i landet.

Brugertilfredshedsundersøgelsen er i Hørsholm Kommune generelt dårlig og den for Jægerhuset er heller ikke tilfredsstillende.

Især emnet “Samarbejdet med personalet” er utilfredsstillende.

Der er afholdt møde omkring resultaterne med Annette Vassing og der igangsættes arbejde med undersøgelserne fra forvaltningen.

I Jægerhuset har vi et ønske om at lave en miniversion af undersøgelsen, alene til Jægerhusets forældre, så vi kan tage temperaturen på tilfredsheden lige nu. Den officielle undersøgelse er lavet mens der var uro blandt forældrene, så vi diskuterer om dette kan have indflydelse på resultatet. En ny undersøgelse vil være en stor hjælp for Luise og Christina ift. hvad der skal arbejdes med i Jægerhuset resten af året. Det besluttes at iværksætte den undersøgelse hurtigst muligt.

Liv tilbyder at hjælpe med undersøgelsen.

Planlægning af kommende forældremøde:

Luise og Christina ønsker input fra bestyrelsen om formatet for kommende forældremøde.

Generelt ønskes der indblik i hverdagen i Jægerhuset, gerne delt ud i grupperne. Alternativt at møderne planlægges, så det er generelle emner der diskuteres.

Mødet afholdes d 26.10 kl. 17-10. Invitationen sender Luise ud først i oktober.

Det besluttet at formen for kommende møde bliver:

• En halv time fælles med information fra ledelsen, information fra bestyrelsen og valg til bestyrelsen. “Eventuelt” hvor spørgsmål kan stilles.
• En time hvor vi går ud i grupperne
• En halv times afrunding og hygge, hvor bestyrelsen sørger for lidt vin, sodavand el.lign.

Luise og Christina skriver ud på Aula når vi indkalder til forældremødet og beder forældrene sende ønsker til emner, spørgsmål o.lign. som de gerne vil have bragt op når vi er i grupperne.

Den nye bestyrelse kan diskutere om det kunne være gavnligt med et forældremøde mere om foråret.

Bestyrelsen foreslår at der på et kommende forældremøde snakkes ind i Jægerhusets værdier, så alle forældre er med til at sætte deres præg på dette.

Bestyrelsesvalg:

Rasmus og Liv er ikke på valg i år.

Laura er på valg og genopstiller ikke

Jacob er på valg og genopstiller ikke

Julie og Lital er begge på valg

Eventuelt:

Skovuger:

Vores velkomstmateriale til forældrene opdateres, så der allerede her informeres om skovugerne og så forældrene ved hvad de kræver for at fungere optimalt for alle. Luise og Christina undersøger hvad der står om skovugerne på hjemmesiden.

Aflevering og afhentning i ydertiderne i denne vinter:

Bestyrelsen spørger til planen for vinteren i år?

I børnehaven afleveres og afhentes der fortsat udendørs, da vi ser at børnene nyder dette.

Uglehuset er åbent for alle børnehavebørn fra 7.15-8 og igen om eftermiddagen når det begynder at blive mørkt. Musvågerne vurderer vejret og kigger på børnene, og har mulighed for at gå ind hvis dette vurderes som den bedste løsning.

Vi arbejder på at få lys op på legepladsen, indtil det lykkes finder vi lyskæderne frem og skriver snart ud på Aula og efterspørger flere.

Vuggestuen begynder at åbne inde når det bliver for koldt at være ude. Allerede nu går de yngste børn ind omkring kl 8, så de ikke bliver for kolde. Hvis vejret er dårligt åbnes allerede nu inde. Vuggestuen går ud om eftermiddagen så længe det giver mening for børnene.

Referater fra møderne:

Fremadrettet godkendes referatet med stiltiende samtykke. Christina sender referatet rundt, og hvis ikke der er kommentarer indenfor tre dages ligges referatet ud på Aula og Jægerhusets hjemmeside. Dette gøres for at sikre at referaterne hurtigere når ud til forældrene.

Til stede: Rasmus, Liv, Lital, Laila og Christina

Fraværende: Laura, Jakob, Julie og Luise.

Dagsorden godkendt med følgende tilføjelse:

• Thomas har valgt at træde ud af bestyrelsen, Lital indtræder i bestyrelsen i stedet, Jakob træder ind som næstformand.
• Referat godkendt, fremadrettet godkender alle bestyrelsesmedlemmer indenfor 7 dage så vi kan få referatet offentliggjort hurtigst muligt efter mødet.
• Opfølgning på dialogmøde med forældrene, besøg af pædagogisk konsulent Stine ved dette punkt.
• Medarbejderne oplever, at der er ro i huset, både blandt personale og forældre.

Ledelse og organisatorisk setup:

• Tilsynsrapporten ligger nu på Jægerhusets hjemmeside.
• Opsigelse af medarbejdere: Vi vil fremover sende et nyhedsbrev ud alene med medarbejderinformation når medarbejdere stopper eller der er andre nyheder angående medarbejderne. Vi vil sende disse ud 1-2 uger før medarbejderen stopper.
• Samtaler omkring barnets udvikling og sproggrupperne: Vi indkalder til samtaler hvis det vurderes at der er behov for samtaler, både forældre og personale kan bede om et samtale. Vi gør dette for at undgå at bruge unødig tid på samtaler hvor der ikke er behov, men alle kan altid bede om en samtale. 
  Vi sørger for at Jægerhusets politik omkring samtaler fremgår af vores velkomstmateriale, så nye forældre ved hvad der kan forventes og begrundelsen herfor.
• Vi tager op på et af de kommende bestyrelsesmøder hvad der skal være af indhold på hjemmesiden.

Fastholdelse:

• Normering: Normeringen i Jægerhuset er som i resten af kommunens institutioner.
• Vi understøtter at personalet videreuddannes, så løbende bliver medhjælpere sendt på uddannelse til pædagogisk assistent eller pædagoguddannelsen. Vi har medarbejdere der enten ansættes i stillinger hvor de er i uddannelse mens de arbejder her og medarbejdere der sendes på uddannelsesforløb. Vi melder ud når medarbejdere starter på uddannelse.
• APV (arbejdspladsvurdering): Vi kan melde overordnet ud hvordan trivselsmålingerne ser ud, men vi har ikke mulighed for at sende de konkrete undersøgelser ud. Vi undersøger om det er muligt at bestyrelsen melder ud hvordan APVen ser ud når der laves en ny.

Rekruttering:

Løn og personale arbejder på forskellige tiltag for gøre ledige stillinger mere synlige.

• Bestyrelsen anbefaler at forældre deler stillingsopslag fra huset vidt og bredt så flest mulige ser det.
• Sikkerhed/tryghed:
• Der blev givet udtryk for at nogle forældre er utrygge ved at en voksen er alene med en større børnegruppe. Vi har vendt eksempler i bestyrelsen, og medarbejderne og Laila tager det med tilbage til medarbejdergruppen der diskuterer organiseringen, især om eftermiddagen.
• Diskussion om hvorvidt vi skal beholde skemaerne med oversigt over hvilket personale der er til stede. Vi oplever især at skemaet er godt om morgenen hos Musvitterne og om eftermiddagen hos Musvågerne og Uglerne.
• Laila skriver ud ang kommunens sikkerhedspolitik, sikkerhed på legepladsen og sikkerhed generelt.

Eventuelt:

• Vi vil gerne indføre forældrekaffe, vi finder en god løsning og melder ud, hvordan og hvornår det bliver.
• Arbejdsdag d 11.6. - invitation kommer snarest

Til stede: Liv, Jacob, Julie, Lital, Laura, Rasmus (online), Luise, Laila og Christina

Fraværende: Thomas

Referent: Christina

Godkendelse af dagsorden

• Dagsorden godkendt

Godkendelse af referat

• Referat godkendt. Det aftales at referatet deles både på Aula og på Jægerhusets hjemmeside. Det aftales desuden at referatet sendes rundt til godkendelse hurtigst muligt efter et møde, herefter har alle bestyrelsesmedlemmer 7 dage til at godkende, herefter lægges referat ud. Dette aftales for hurtigst muligt at kunne få referatet ud til resten af huset.

Punkt til orientering:

Orientering fra arbejdsmiljø rep.:

• Christina B., Jægerhusets AMR, fortæller om medarbejdernes trivsel.

Orientering fra medarbejdere:

• Vi har i Jægerhusets afdelinger fokus på at optimere vores læringsmiljøer, vi har fået en del nye møbler så det bliver lettere at indrette de gode læringsmiljøer.
• Fokus på det gode måltid i hele huset fortsætter også, medarbejderne begynder nu at kunne se at det har været et fokuspunkt i en periode. Der kommer et forældremøde omkring det gode måltid i marts.
• Fastelavn er lige om hjørnet, herefter tager påsken over, årets tema er påskekyllinger. Påskeharen kommer også forbi i år, vi har ikke datoen endnu, men melder den ud hurtigt muligt.
• Ferieanmodninger: Der er sidste frist for at svare på ferieanmodninger d 1.3, men der mangler rigtig mange svar. Der er så mange børn tilmeldt at der er åbent de tre dage før påske, fredagen efter Kristi Himmelfartsdag og alle uger i sommerferien.

Orientering fra lederen:

• Der er blevet ryddet op på stuerne og vi har fået de fleste af de nye møbler ind. Det giver et godt løft rundt omkring i huset.
• Der er nu igen mindre sygefravær blandt personalet i huset - det lysner efter vi har været hårdt ramt af corona.
• Der kommer stillingsopslag ud hurtigst muligt på både flere pædagogstillinger og en pau (pædagogisk assistent) stilling.
• Vi har stadig problemer med at der bliver afleveret syge børn og dette skaber utryghed blandt personalet. Vi ringer syge børn hjem, men det sker at de bliver afleveret igen dagen efter, selvom de har haft feber eller kastet op/dårlig mave. Bestyrelsen skriver ud til resten af forældregruppen.

5 min til kommentering

• Bestyrelsen spørger ind til brug af cykelhjelme når der køres på løbecykler. Personalet er i tvivl om hvordan det kan spille sammen med vores sikkerhedspolitik, fordi der i denne står at børnene ikke må bære cykelhjelme på legepladsen. Personalet undersøger om vi kan anvende cykelhjelme når der cykles ude på p-pladsen.
• Personalet sender generelt en update ud på sikkerhedspolitikken så vi får fokus på snore, hætter o.s.v som kan udgøre en sikkerhedsrisiko på legepladsen.

Punkt til kommentering/gensidig sparring:

Emne: Husets principper

Vi skal have defineret husets principper.

• Bestyrelsen skeler til materialet fra bestyrelsesseminariet og vil med inspiration herfra gerne have tilføjet “hvorfor” og “fordi” i principperne.
• Principperne skal vise Jægerhusets DNA og give både nye forældre, nuværende forældre og personalet en struktur for hvad der lægges vægt på i Jægerhuset og i pædagogikken.
• Vi ønsker at have færre principper end der er lige nu, så det er lettere at arbejde med i hverdagen. Det nuværende princip om sukker skilles ud af de nye princippet og i stedet skriver husets personale en sukkerpolitik som lægges på hjemmesiden, så nye forældre kan se Jægerhuset holdning til sukker. Bestyrelsen ønsker at der lægges op til madpakker under ansvar.
• Overordnet ønsker bestyrelsen at principperne kommer til at omhandle: samarbejde, relationer, traditioner, dannelse, måltidet, leg, natur/udeliv, sprog og kommunikation. Hvordan de samles arbejder vi videre med
• Det aftales at bestyrelsen samler og opsummerer de input der kommer til principperne, som sendes til Laila, der diskutere det med personalet. Herefter kommer personalet arbejder videre med dem, sender retur til bestyrelsen som så formulere den endelige principper. Dette gøres udefra et ønske om at personalet føler ejerskab i principperne.

Emne: Next step i forhold til husets principper og hvad skal vi fokusere på fremadrettet på de næste møder

• Principperne tages op igen på næste bestyrelsesmøde - her skal der været skrevet forslag fra personalet.

Til stede: Rasmus, Jacob, Lital, Julie, Liv, Christina S og Laila
Afbud: Laura, Luise og Thomas

• Dagsorden godkendes. Det aftales at fremover skriver Christina S referat, disse
  lægges på hjemmesiden.

Orientering fra medarbejderne:

• Der arbejdes på tværs af huset fortsat med:
  • Sprog, især rim/remser og sang.
  • Relationer og overgange, både børn-børn og børn-voksen relationer, og relationerne i overgangene mellem afdelinger. Dette gøres med planlagte ture og små besøg, så relationer til nye børn og voksne dannes.
  • Legemiljøer, både inde og ude. Vi har fået en del nyt legetøj, og arbejder lige nu med at strukturere det både indendørs og udendørs så vi kan udvikle vores legemiljøer.

• Der er lige nu en bekymring blandt medarbejderne for de børn der bliver afleveret
  uden at være helt raske, fordi medarbejderne er bekymret for både selv at blive
  smittet og for at tage smitte med hjem til familien. 
  • Bestyrelsen spørger ind til gældende retningslinjer. Der er lige nu ikke særlige retningslinjer, så det gælder som altid, at børn der ikke kan deltage i dagligdagen ringes hjem.
  • Bestyrelsen opfordrer til at forældrene holder børn hjemme hvis de er syge og ikke kan deltage fuldt ud i dagligdagen i institutionen.
  • Bestyrelsens holdning er, at børn der er ringet hjem med feber eller opkast/diarre og som afleveres inden der er gået de anbefalede 24/48 timer ringes hjem igen.

Orientering fra ledelsen:

• Huset summer af god energi: fastelavns forberedelserne er i gang i alle afdelinger, madpakkehuset er kommet op og der planlægges ture ud af huset.

Fra formanden:

• Vuggestuens billeder af personalet er blæst ned, så de trænger til en opdatering.

Kommende forældremøde:

• Den 24.3 afholdes et dialog-forældremøde, hvor forældrene har mulighed for at komme med input til det videre arbejde i huset med det gode måltid. Herefter bringes forældrenes input tilbage til personalet, som kan bruge ideerne til det videre arbejde med temaet.
  • Der informeres om at det gode måltid er valgt som tema fordi dette tema dækker udviklingspunkterne i tilsynsrapporten.

• • Bestyrelsen opfordrer til at der udsendes inspirationsmateriale og information omkring grundlaget for valget af dette emne i god tid inden mødet.

Tilsynsrapport:

• Tilsynsrapporten er udarbejdet og der er udvalgt tre fokusområder på baggrund af rapporten:
  • Demokrati og deltagelse
  • Erfaringsdannelse, kreativ og kritisk tænkning
  • Leg og aktivitet
• De tre områder der er scoret bedst i tilsynet er:
  • Fysiske omgivelser
  • Kommunikation og sprog
  • Relationer

• Tilsynsrapporten er udarbejdet af Hørsholm Kommunes pædagogiske konsulent i samarbejde med institutionen. Rapporten kan findes på Jægerhusets hjemmeside. Den er udarbejdet ud KIDS materialet og der er tilsyn hvert andet år. Der er et opfølgningsmøde med den pædagogiske konsulent i april måned.
• I øjeblikket er der er ressourcepædagog i huset, som observerer og giver input til
  udvikling af vores fokuspunkter.

Principper:

• Principperne udarbejdet af tidligere bestyrelser diskuteres på næste bestyrelsesmøde og opdateres herefter. De vil blive lagt på hjemmesiden.

Feedback på kommunikation fra huset til forældrene:

• Bestyrelsen har et ønske om at nyhedsbreve på aula er mere konkrete, gerne med flere eksempler. Dagbøgerne må meget gerne kobles til nyhedsbrevene for at give mere sammenhæng.
• Det er forvirrende at nyhedsbrevene fra Laila og fra huset hedder det samme, så kald evt. Nyhedsbrev fra Laila “Nyt fra ledelsen”
• Hyppigere dagbøger kunne være rart, dog skal det ikke tage tid fra samværet med børnene. Pædagoggruppen tager det op når kommunikationsstrategien revideres.
• Når børn starter, rykker mellem afdelingerne eller stopper i Jægerhuset ville det være rigtig rart at det meldes ud på Aula, så forældrene kan følge med og snakke med børnene om det hjemme.
• Det ville være rart med tydeligere kommunikation omkring ugens planer, især ift. Ture, så børnene kan forberedes hjemmefra.